class="loading-site no-js"> Cách gửi kênh qua email trong Microsoft Teams trên Windows 11 hoặc 10

Cách gửi kênh qua email trong Microsoft Teams trên Windows 11 hoặc 10

Cách gửi kênh qua email trong Microsoft Teams trên Windows 11 hoặc 10 1

Microsoft Teams là một trong những ứng dụng đã cách mạng hóa khái niệm giao tiếp trực tuyến giữa các nhóm. Trong khi khái niệm này phổ biến hơn trong thế giới chuyên nghiệp sau đại dịch, nó cũng đã trở nên phổ biến trong giao tiếp cá nhân. Tuy nhiên, ứng dụng Teams hóa ra lại hữu ích hơn cho các doanh nghiệp, đặc biệt là trong kịch bản đại dịch Covid-19, nơi mọi người buộc phải làm việc tại nhà.

Ứng dụng đã trở nên phổ biến hơn các đối thủ cạnh tranh do một số tính năng hữu ích giúp các chuyên gia tăng năng suất và giao tiếp thông qua cộng tác trực tuyến liền mạch. Cùng với một loạt các tính năng cần thiết giúp các nhóm dễ dàng kết nối, giao tiếp, gửi và chia sẻ tài liệu, nó còn có một tính năng ẩn như tùy chọn gửi email cho một kênh trong Microsoft Teams trên PC chạy Windows 11/10 của bạn. Email có thể được gửi trực tiếp đến toàn bộ kênh trong trò chuyện Nhóm và email có thể chứa các tệp, thư mục và các tệp đính kèm khác. Điều này giúp nhân viên dễ dàng kết nối với toàn bộ bộ phận tại một nơi, cũng như với các nhóm và thảo luận về các dự án trong một nhóm.

Bài đăng này sẽ trình bày chi tiết về cách gửi email cho một kênh trong Microsoft Teams trên PC chạy Windows 11/10 và cách nó có lợi cho tổ chức của bạn.

Mọi thứ bạn cần biết về Microsoft Teams

Như đã thảo luận ở trên, Microsoft Teams là một nền tảng giao tiếp cho phép nhân viên của tổ chức cộng tác trực tuyến tại một nơi. Từ hội nghị truyền hình hoặc hội thảo trên web đến họp, gọi điện, trò chuyện hoặc chia sẻ tệp, nó hỗ trợ tất cả các nhóm làm việc liền mạch và tự nhiên. Nó giúp bạn kết nối không chỉ với đồng nghiệp trong tổ chức mà còn với khách hàng bên ngoài.

Phần hay nhất của Teams là nó giúp các tổ chức quản lý tất cả các khía cạnh quan trọng của họ trên một nền tảng duy nhất cho phép tạo ra một môi trường chia sẻ cho tất cả mọi người. Ngoài ra, với văn hóa làm việc từ xa đang phát triển, ứng dụng Teams giúp nhân viên làm việc từ mọi nơi trên thế giới và từ mọi thiết bị. Trong khi họ có thể tổ chức hội nghị truyền hình để cộng tác trong một dự án, họ cũng có khả năng trò chuyện, chỉnh sửa tài liệu và thậm chí dễ dàng chia sẻ tệp.

Do đó, ứng dụng Microsoft Teams không chỉ hợp lý hóa cuộc họp nhóm trực tuyến cho doanh nghiệp và cải thiện các tính năng cuộc họp mà còn cải thiện năng suất và tính di động của doanh nghiệp thông qua tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác của Microsoft hoặc bên thứ ba. Ngoài ra, ứng dụng đảm bảo an ninh hoàn toàn cho các cuộc trò chuyện và tệp của bạn, ổn định và đáng tin cậy khi thực hiện cuộc gọi và hoạt động hoàn hảo ngay cả đối với nhân viên tuyến đầu.

Tuy nhiên, nó đi kèm với một số tính năng cực kỳ hữu ích và một trong số đó là tùy chọn gửi email trực tiếp cho toàn bộ nhóm cùng một lúc. Chúng ta hãy xem một số tính năng email đặc biệt.

Tính năng Email của Microsoft Teams có gì đặc biệt?

Như đã thảo luận trước đó, ứng dụng Teams không chỉ giúp bạn chia sẻ các tài liệu quan trọng và các cuộc thảo luận giữa các nhóm hoặc cá nhân mà còn cho phép bạn gửi email có tệp và các tệp đính kèm khác trong cuộc trò chuyện của Teams. Mặc dù giao tiếp nhóm trực tuyến đã trải qua một chặng đường dài cùng với các tính năng nâng cao khác, nhưng email vẫn quan trọng hơn bao giờ hết. Do đó, Microsoft đã đảm bảo duy trì khả năng gửi email cho các nhóm trong khi họ có thể sử dụng các tính năng khác cho các nhóm.

Trên thực tế, Microsoft đang trong quá trình giúp dễ dàng chuyển các cuộc trò chuyện từ email sang Teams.

Để làm được điều này, gã khổng lồ công nghệ đã giới thiệu tính năng mới cho phép người dùng Windows gửi email đến toàn bộ kênh Nhóm cùng một lúc. Nó cũng hỗ trợ nâng cao cờ, định dạng văn bản và thêm tệp đính kèm cần thiết để hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, trước khi có thể gửi email cho một kênh trong Nhóm, bạn phải bật tính năng này trong ứng dụng. Hãy xem làm thế nào:

Làm thế nào để Bật Tích hợp Email Trong Microsoft Teams?

Bật tính năng này sẽ giúp bạn gửi email đến một kênh cụ thể trong ứng dụng Teams bằng địa chỉ email. Hơn hết, bạn có thể sử dụng tính năng này để gửi email cho bất kỳ kênh nào của một nhóm cụ thể sở hữu nó. Dưới đây là cách bật tích hợp email trong ứng dụng Nhóm:

*Ghi chú – Điều này dành cho người dùng có quyền truy cập Trung tâm quản trị Microsoft Teams.

Giai đoạn 1: khởi đầu Trung tâm quản trị Microsoft Teams.

Bước 2: Chuyển đến các điểm vuông (thực đơn) ở phía trên bên trái của ngăn.

Bước 3: Bây giờ, hãy chọn từ danh sách Cài đặt toàn tổ chức.

Bước 4: Tiếp theo, đi đến phía bên phải của cửa sổ, cuộn xuống và Tích hợp Emailkích hoạt tùy chọn – Cho phép người dùng gửi email đến địa chỉ email kênh.

Khi bạn hoàn tất, bây giờ bạn có thể gửi email cho các kênh trong ứng dụng Nhóm.

Cách gửi email kênh trong Microsoft Teams

Bây giờ bạn đã biết về tính năng thú vị này đã bị ẩn cho đến nay, hãy làm theo hướng dẫn bên dưới để có thể gửi email đến các kênh trong ứng dụng Nhóm của bạn:

Giai đoạn 1: Trong ĐộiChuyển đến kênh cụ thể mà bạn muốn gửi email.

Bước 2: Bây giờ, ở phía bên trái của màn hình, ở cuối Nhóm của bạnnhấp vào ba dấu chấm ngang () liền kề, bên cạnh Chung và lựa chọn Nhận địa chỉ email.

Các Đội Chung Ba Dấu Chấm Nhận Địa Chỉ Email Tối thiểu

Bây giờ bạn có thể gửi email của mình đến kênh.

*Ghi chú – Ngoài ra, bạn có thể làm theo hướng dẫn bên dưới để gửi email đến một kênh cụ thể:

Giai đoạn 1: khởi đầu Đội và xác định kênh nhóm mà bạn muốn chia sẻ email của mình.

*Ghi chú – Mỗi kênh được gán ID email riêng, vì vậy hãy nhấp chuột phải vào kênh bạn muốn và sao chép địa chỉ email bạn thấy.

Bước 2: sau đó mở Microsoft Outlook và bây giờ bạn có thể chuyển đến tin nhắn trước đó bạn đã viết và lưu dưới dạng bản nháp hoặc viết một tin nhắn mới.

Bây giờ, “đếnDán email bạn đã sao chép vào trường ” Giai đoạn 1. Sau khi hoàn tất, hãy nhấn nút gửi như cách bạn làm đối với email thông thường trong bất kỳ ứng dụng email nào khác.

*Ghi chú – Các tệp đính kèm trong e-mail được tự động tải lên và lưu trong một thư mục có tên Tin nhắn email trong các tập tin. Nếu thư mục không có ở đó theo mặc định, Đội Tạo để lưu e-mail và tệp đính kèm.

Các tệp này có thể được mở và chỉnh sửa ở bên phải. Đội hoặc các ứng dụng máy tính để bàn khác hoặc Điểm chia sẻ, vân vân. Nó cũng cho phép bạn thêm siêu dữ liệu vào các tệp này, đồng bộ hóa chúng và hơn thế nữa. Tuy nhiên, khi bạn bắt đầu chỉnh sửa các tệp này, chúng sẽ trở thành bản sao mới của tệp đính kèm ban đầu, vì vậy bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với các tệp này sẽ không được đính kèm vào tệp đính kèm ban đầu trong email. Có nghĩa là, đây sẽ là những bản sao hoàn toàn riêng biệt.

Đây là cách bạn có thể gửi email trực tiếp cho kênh. Độithay vì gửi email đến từng thành viên trong nhóm theo cách thủ công. Bằng cách này, bạn có thể giảm khả năng xảy ra lỗi và cũng đảm bảo rằng tất cả mọi người từ nhóm cụ thể của kênh đều có trong email và không ai bị bỏ sót.

Những gì Outlook làm ở đây là theo mặc định, nó lưu các địa chỉ email với những người bạn liên hệ. Điều này giống như khi bạn bắt đầu nhập địa chỉ email vào trường “tới” trong một email thông thường và bắt đầu tự động điền các đề xuất. Điều này có nghĩa là ứng dụng sẽ tự động ghi nhớ tất cả các địa chỉ email khi gửi email đến một kênh để thuận tiện trong tương lai.

Vì vậy, khi bạn muốn gửi email đến cùng một kênh trong tương lai, bạn có thể chọn từ các địa chỉ email đã đăng ký trong trường “Tới” và nó sẽ tự động mở và Microsoft sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn theo cách này.

Cách mở email trong kênh Microsoft Teams

Sau khi gửi email đến kênh cụ thể của nhóm trong ứng dụng Microsoft Teams, những người nhận được email có nhiều cách để mở và xem email.

  • Họ có thể mở và đọc email trực tiếp trong ứng dụng Nhóm. Bằng cách này, người nhận không phải mở một ứng dụng riêng biệt để xem hoặc tải xuống email, làm cho trải nghiệm tổng thể rất dễ dàng và không gặp rắc rối.
  • Người nhận của kênh có tùy chọn tải xuống email thực và thậm chí mở và đọc cùng một trong Outlook Mail.
  • Ngoài ra, nhóm nhận email có thể nhấp để mở tệp đính kèm, tải xuống và sau đó xem tệp.

Điều này không chỉ giúp bạn dễ dàng gửi email cho một kênh cụ thể trong ứng dụng Nhóm mà còn giúp mọi thứ dễ dàng hơn cho những người nhận trong kênh.

Làm thế nào để hạn chế các bài đăng trong kênh bằng cách sử dụng email?

Nếu bạn là quản trị viên nhóm, bạn có thể kiểm soát ai có thể đăng lên Nhóm Microsoft bằng địa chỉ email này (địa chỉ email kênh). Dưới đây là cách hạn chế các bài đăng trên kênh bằng email:

Giai đoạn 1: Đói bụng Nhóm Microsoft và sau đó chuyển đến kênh bạn muốn kiểm tra.

Bước 2: Tiếp theo, nhấp vào ba chấm ngang ở phía bên trái của ngăn () và sau đó nhấp vào Cài đặt nâng cao.

Giai đoạn 3: Bây giờ, dưới Nhận địa chỉ emailchọn tùy chọn – Bất kỳ ai cũng có thể gửi email đến địa chỉ này.

Nhóm Cài đặt nâng cao Nhận địa chỉ email Bất kỳ ai cũng có thể gửi email đến địa chỉ này Tối thiểu

Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát những người có thể đăng lên kênh bằng địa chỉ email này.

Trả lời email của kênh

Sau khi email được chuyển trong ứng dụng Nhóm, các thành viên trong Nhóm giờ đây có thể trò chuyện về nó, liên kết bất kỳ tệp nào liên quan đến chủ đề email, gắn thẻ đồng nghiệp hoặc các kênh khác để đưa họ vào cuộc thảo luận, chia sẻ tài liệu, meme, GIF và hơn thế nữa. .

Tuy nhiên, nếu bạn trả lời bài đăng, bài đăng đó sẽ vẫn nằm trong Nhóm và sẽ không được gửi dưới dạng thư trả lời cho email ban đầu. Vì vậy, nếu bạn cố gắng trả lời email ban đầu, Nhóm sẽ nói “cuộc trò chuyện này không có cách nào được kết nối với chuỗi email được liên kết với email này.

Leave a Reply